Tout savoir sur le déroulement d’un audit Qualiopi
Tu t’intéresses à l’activité de formateur ? Et forcément, tu commences à entendre parler de certains termes comme Qualiopi ? Je te propose d’effectuer un zoom sur les étapes d’un audit Qualiopi, pour mieux en comprendre le déroulement. Prête ? Prends note !
Mieux comprendre le déroulement d’un audit Qualiopi
Je reçois régulièrement des questions sur le déroulement de ce fameux audit Qualiopi. (Et ce sont des questions bien légitimes, je trouve ! )
Tu fais peut-être partie de ces personnes qui se posent ces questions ? Ou bien peut-être es-tu de celles qui ont déjà cherché à se renseigner, ou même à se documenter sur le sujet ? Mais tu as dû te rendre à l’évidence, pour comprendre les étapes d’un audit Qualiopi… c’est loin d’être simple !
Et pour cause, dès lors qu’il est question de percevoir des financements publics de la formation professionnelle, on dirait que tout devient plus compliqué.
Je te propose de répondre ici à ces quatre questions :
- Qu’est-ce Qualiopi ?
- À quoi sert l’audit qualiopi ?
- Comment se déroule un audit qualiopi ?
- Quelle est la durée de validité d’une certification Qualiopi ?
Étapes d’un audit Qualiopi : 6 réponses pour mieux comprendre
1 – C’est quoi, Qualiopi ?
Pour faire simple, tu dois comprendre que Qualiopi, c’est avant tout une marque. Déposé à l’INPI en octobre 2019, l’État français en est à ce jour le seul propriétaire.
Cette marque, puis la certification qui en a suivi ont pour ambition de garantir la qualité des processus et des actions de formations, délivrés par les organismes de formation professionnelle.
Pour être plus précise, sache que tous les organismes qui souhaitent bénéficier de fonds mutualisés (c’est-à-dire les fameux OPCO), de fonds d’État (les fonds du compte personnel de formation) ou des régions doivent être certifiées Qualiopi.
Donc, tu comprends bien aujourd’hui que sauf dans le cadre où tu es payée directement par les entreprises ou les particuliers, obtenir cette certification est désormais un passage obligé. C’est clairement ce qui assure la pérennité de son activité de formateur professionnel.
2 – Auprès de qui se faire auditer Qualiopi ?
Tu te demandes qui contacter pour passer cet audit Qualiopi et obtenir le fameux sésame (si tu coches bien toutes les cases associées) ? C’est simple, il existe des certificateurs Qualiopi.
Concrètement, le ministère du Travail met à jour régulièrement une liste d’organismes certificateurs Qualiopi accrédités par le Cofrac (Comité français d’accréditation) et qui peuvent délivrer cette certification.
Il faudra donc veiller à bien se référer à cette liste en vue de l’audit et de l’obtention de la certification QUALIOPI.
3 – Que contrôle l’organisme certificateur Qualiopi ?
L’organisme certificateur vérifie que les actions de formation sont conformes aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ).
Ce dernier se compose de 7 critères répartis en 32 indicateurs. Ceux-ci se concentrent sur les modalités de conception et de réalisation d’une prestation.
Ainsi, le fait d’obtenir cette certification est un véritable gage de qualité de tes actions de formation. Si cela t’intéresse, mais aussi à titre d’information, voici les textes de loi qui lui sont consacrés : ➡la certification Qualiopi est régie par la loi n°2018-771 du 5 septembre 2018 dont les décrets n°2019-564 et n°2019-565 du 6 juin 2019 sont venus préciser les modalités d’application.
4 – À quoi sert l’audit QUALIOPI ?
Si tu souhaites bénéficier des fonds de la formation professionnelle pour la prise en charge de tes formations, obtenir la certification est indispensable.
L’audit Qualiopi sert donc à vérifier que tes actions et prestations de formation sont bien délivrées conformément au RNQ.
L’obtention de cette certification, via les étapes de l’audit Qualiopi avant et pendant celui-ci , est un processus long et exigeant.
Cela rassure donc à la fois tes clients sur la qualité de tes prestations. En outre, cela participe à asseoir sa crédibilité dans un marché de la formation de plus en plus concurrentiel.
5 – Quelle durée de validité d’une certification Qualiopi ?
La certification Qualiopi a une durée de validité de trois ans. Un audit dit de surveillance devra en plus avoir lieu entre le 14e et le 22e mois après l’audit initial, afin de vérifier que les prestataires d’actions de formation réalisent toujours leurs actions conformément au RNQ et aux exigences de la certification.
6 – Comment se déroule l’audit Qualiopi ?
Tout d’abord, clarifions une donnée : sais-tu ce qu’est réellement un audit ?
Le dictionnaire Larousse donne la définition suivante : “Procédure consistant à s’assurer du caractère complet, sincère et régulier des comptes d’une entreprise, à s’en porter garant auprès des divers partenaires intéressés de la firme et, plus généralement, à porter un jugement sur la qualité et la rigueur de sa gestion.”
En matière d’audit Qualiopi, cela signifie donc qu’un auditeur, qui est nommé par l’organisme certificateur Qualiopi, va venir interroger et juger tes actions et prestations de formation professionnelle.
Plus concrètement encore, il va vérifier la conformité par rapport au référentiel national qualité de tes prestations.
Les 4 étapes d’un audit Qualiopi
Sans plus attendre, voici ce que tu dois savoir sur le déroulement d’un audit Qualiopi.
1 – La préparation en amont
Avant toute chose, tu dois lire et relire le Référentiel National Qualité. Je suis consciente qu’il ne s’agit pas d’une lecture qu’on qualifierait d’agréable ^^. Cependant, si j’insiste sur cette lecture, c’est justement, car plus tu seras imprégné des éléments qui sont détaillés dans ce référentiel et mieux tu seras préparé à l’audit.
Cette préparation en amont doit se faire aussi en fonction des actions et prestations de ton organisme de formation. L’audit n’est pas le même que tu fasses de l’action de formation, du bilan de compétences, de la validation des acquis de l’expérience ou de la formation par apprentissage.
2 – Le choix de l’organisme certificateur
Comme je te le disais plus haut, tu es libre de choisir l’organisme de certification QUALIOPI qui te convient. Tu dois néanmoins, te référer à la liste établie par le ministère du Travail.
Une fois ce choix fait, l’organisme certificateur te fera parvenir un plan d’audit personnalisé afin de te préparer pour le jour J.
En ce qui concerne le coût, il faut prévoir en général environ 1000€ hors taxe pour cet audit initial (pour un organisme de formation “simple”).
3 – Le jour de l’audit
Concernant le jour même, voici ce que je peux te confier. Tout d’abord, la durée de l’audit n’est pas fixe. Elle sera ajustée en fonction de ton chiffre d’affaires, du nombre et type d’actions que tu proposes ou encore de tes différentes prestations.
En général, l’audit dure entre une demi-journée à un jour et demi, voire deux jours. Pour les très grandes structures (type GRETA, cela peut durer plus de 5 jours).
Lors de l’audit, l’auditeur s’appuie sur les documents fournis et l’entretien avec l’audité pour vérifier la conformité aux exigences du référentiel qualité. En d’autres termes, cela signifie que l’auditeur déroule la liste des 7 critères et 32 indicateurs du RNQ pour s’assurer que tes actions de formations sont délivrées de manière conforme.
De ton côté, il s’agira en amont de préparer les documents justificatifs nécessaires, afin de prouver la manière dont tu accompagnes tes apprenants.
Par exemple, si tu exerces en ligne, il faudra montrer la manière dont tu t’assures que le profil de ton apprenant est adapté à ta formation avant que celui-ci ne la rejoigne.
Rassure-toi, tu ne seras audité que sur les indicateurs concernant ton activité. C’est pourquoi j’insistais tant en début de cet article sur la prise en main de ce document.
4 – Après l’audit Qualiopi
Lorsque le fameux audit pour lequel tu t’es tant préparée se termine, place au rapport ! L’auditeur remet un rapport d’audit à l’organisme de formation (donc, toi). Sur ce dernier, il arrive parfois que l’auditeur indique que ton organisme ne satisfait pas à toutes les exigences du référentiel qualité.
Dans ce cas, deux situations peuvent se présenter :
- la non-conformité mineure d’un indicateur. Jusqu’à quatre non-conformités, tu bénéficieras de la certification Qualiopi, mais tu devras sous 6 mois rectifier ces non-conformités.
- La non-conformité majeure d’un indicateur. Tu ne pourras pas prétendre à la certification, mais tu auras un délai pour proposer les actions correctives.
Se former pour réussir son audit Qualiopi
Tu y vois désormais un peu plus clair ? Mais les étapes restantes sur le chemin de ta certification Qualiopi t’impressionnent ?
Je te comprends…
Si tu envisages de créer ton organisme de formation professionnelle certifié QUALIOPI, bonne nouvelle ! J’ai créé une formation complète qui te détaille pas à pas comment créer ton organisme de formation professionnelle et réussir la certification QUALIOPI.
Pour en savoir plus et rejoindre des entrepreneurs qui m’ont fait confiance et qui vivent désormais pleinement de leur activité de formateur professionnel indépendant, rendez-vous sur ma page d’informations en cliquant ici.
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Stéphanie Faye, EMS Formation.
