Comment devenir organisme de formation facilement ? 5 étapes essentielles

Tu te demandes comment devenir organisme de formation (OF) mais tu n’y connais pas grand chose ? Tu aimerais transmettre (peut-être es-tu déjà formateur), et tu songes à devenir organisme de formation. Mais tu ne sais pas quoi faire, comment le mettre en pratique ? Tout cela te semble complexe et nébuleux. Pas de panique, je te propose de comprendre comment devenir organisme de formation en 5 étapes essentielles. Allons- y !

C’est quoi un organisme de formation ?

Un organisme de formation est une structure qui a pour but de fournir des formations à des individus ou des groupes. L’organisme de formation (aussi appelé OF)  peut être public ou privé.

Il a pour but de transmettre des connaissances, des compétences, des aptitudes ou des méthodologies spécifiques. De nombreuses  formations débouchent sur un certificat ou un diplôme, qui attestent des compétences acquises.

L’organisme de formation peut être créé et piloté par un seul individu qui est à la fois PDG de son organisme de formation et/ou formateur. Les formateurs de l’OF peuvent être salariés ou indépendants, intervenants à la mission, selon un cadre spécifique.

L’organisme de formation et ses obligations

Bien entendu, l’organisme de formation ne forme pas au hasard ses apprenants : il fourni un programme de formation vérifié, et a des obligations vis à vis des élèves et de la DIRRECTE (Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi). 

Il doit également fournir un bilan pédagogique et financier tous les ans, fournir des contrats et conventions de formation, etc. Rien n’est laissé au hasard, dans le but d’accompagner au mieux les apprenants.

Le label Qualiopi pour les organismes de formation

Depuis 2022, les organismes de formation doivent désormais détenir le label Qualiopi (certification Qualité) pour exercer en tant qu’organisme de formation et obtenir des financements publics ou mutualisés. 

Qualiopi est une certification qualité (renouvelable) qui permet de valider différents points nécessaires pour la prise en charge de l’apprenant. 

Pour obtenir Qualiopi, ton organisme de formation doit être audité. L’audit évalue la conformité de ton organisme aux critères du référentiel national qualité (composé de 7 critères et 32 référentiels).

Pourquoi faire les démarches pour devenir organisme de formation déclaré ?

Techniquement, une entreprise peut proposer de la formation sans être un organisme de formation reconnu. Toutefois, cela comporte des risques et des limitations significatives. Donc, je ne te le conseille pas. 

Devenir un organisme de formation certifié t’apporte de la crédibilité, de la conformité et plus d’opportunités financières. Par ailleurs, cela t’aide au niveau de ta légitimité pour savoir construire un plan de formation conforme, mais également opérer un meilleur suivi de tes apprenants.

De plus, tu l’as peut-être déjà constaté (et c’est pour cela que tu es ici) : si tu souhaites exercer en tant que formateur en collaboration avec structures… Il te sera demandé d’être toi-même organisme de formation, avec ton sésame, à savoir le NDA (je t’explique cela ci-après). C’est techniquement ce qui t’empêche d’être un formateur reconnu, et payé pour tes services.

Comment devenir organisme de formation ? 5 temps forts

1 – Préparer et planifier l’offre de formation

Avant toute chose, pour devenir organisme de formation, tout commence par l’offre de formation. Concrètement, il s’agit de définir clairement l’offre de formation : les objectifs pédagogiques, le public cible, les prérequis, le contenu, les modalités de formation…

Cette étape est essentielle, car quand tu es organisme de formation, une des choses les plus importantes c’est la clarté, la structure. Au-delà de l’apprentissage lui-même des apprenants durant la formation, il est extrêmement important d’avoir de la clarté et des process de A à Z !

Lorsque les grandes lignes du programme de formation et les modalités sont clarifiées, place aux ressources. Je te recommande de t’assurer de disposer des ressources nécessaires (formateurs qualifiés, locaux, équipements, matériel pédagogique à disposition). Ceci est valable aussi bien pour de la formation en présentiel qu’en distanciel.

2 – Obtenir sa déclaration d’activité (numéro de NDA)

Ensuite, lorsque tu as obtenu un premier élève sur une de tes formations, et que tu as établis un contrat de formation en ce sens, tu devras obtenir ton numéro de NDA. C’est le sésame, le 1er pas pour devenir organisme de formation.

Tu devras alors réaliser une déclaration d’activité auprès de la DIRECCTE (Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi) de ta région (obtiens les informations concernant ta DIRRECTE ici).

Ensuite, sous quelques semaines, tu vas recevoir par voie postale un numéro de déclaration d’activité (NDA). Ce numéro est essentiel, car il est la preuve de ton enregistrement en tant qu’organisme de formation.

3 – Respecter les obligations légales et administratives 

Ensuite, tu en as certainement entendu parler, place au légal et à l’administratif. Oui, en tant qu’OF, tu vas devoir respecter énormément de procédures administratives. Qui comprend beaucoup de suivi, de contrôle, d’archivage… dans le but de s’assurer de la qualité de l’accompagnement de ton apprenant !

Typiquement, il s’agira de mettre en place une comptabilité distincte pour l’activité de formation. Tu devras aussi rédiger des contrats de formation professionnelle ou des conventions de formation, et veiller à l’archivage des documents signés. Il s’agira aussi de tenir à jour des registres de présence, ainsi que le suivi de la satisfaction des apprenants. 

Si tu ne sais pas exactement quelles sont tes obligations en tant qu’OF, je te recommande de te référer au référentiel national qualité (Qualiopi).

4 – Passer l’audit Qualiopi

Comme évoqué en préambule, passer l’audit Qualiopi n’est pas une obligation pour exercer en tant qu’OF. En revanche, c’est préférable pour de nombreuses raisons. Je te recommande de passer Qualiopi pour garder en tête (toujours) le suivi de tes apprenants. Qualipi est construit afin de penser avant tout au suivi de l’apprentissage de tes apprenants. 

Chaque critère associé à ce label permet de s’assurer que ton organisme de formation est à l’écoute de l’apprenant, et lui permet de tirer le maximum de ton programme de formation. 

Attention toutefois, obtenir la certification Qualiopi ne signifie pas être éligible aux financements CPF ! La certification Qualiopi te permet de proposer tes formations en financements publics (comme via les OPCO, France Travail, ou encore en effet le CPF, selon l’objectif de ta formation).

Comment passer Qualiopi ? Tu devras préparer ton audit de certification en amont, puis choisir un organisme certificateur accrédité qui réalisera ton audit sur une journée. Si tu obtiens la conformité avec les critères Qualiopi, tu obtiens la certification. Tu devras repasser un audit de surveillance sous 18 mois ensuite.

5 – Réaliser le suivi de ton OF

Ensuite, à toi de faire en sorte que ton organisme de formation continue à rester conforme aux exigences Qualiopi, mais pas seulement. Chaque année, tu devras transmettre à la DIRECCTE un bilan pédagogique et financier.

Enfin, tu devras mettre en place des procédures d’évaluation et d’amélioration continue des formations. Tout comme t’assurer de la satisfaction de tes apprenants… Et du développement de ton organisme de formation.

Comme pour une entreprise “classique”, ton organisme de formation ne se développera qu’avec des actions de développement précises. Que cela soit par des partenariats, des actions de communication, du réseautage etc… Ton OF est une entreprise à part entière !

Formation pour devenir organisme de formation

Tu as compris les grandes lignes pour devenir organisme de formation ? Mais tu serais plus à l’aise à l’idée d’être accompagnée de A à Z en ce sens ? Par une formation complète, claire et pratique ? 

C’est ce que je te propose avec ma formation “deviens OF”. Tu peux découvrir le programme en cliquant ici,  ou me poser tes questions directement par là. 

Stéphanie Faye – EMS Formation.